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Author Guidelines

About Archivaria

Archivaria, the journal of the Association of Canadian Archivists (ACA), is devoted to the scholarly investigation of archives in Canada and internationally. Published twice yearly in both print and electronic formats, the journal aims to be a means of communication among archivists, and between archivists, users of archives, and others interested in archives and archival practice. Since 1975, the journal has explored a range of topics, including theoretical problems in archival studies; practical solutions; new and related fields of history and related disciplines; changing forms and types of documentation; technological developments in information creation and use; legal and ethical concerns; the history of archives; the activities of individual archivists; trends in archival development; changing record-keeping practices over time; the relationship of archivists to other information management professionals; and much else. All members of the ACA receive Archivaria as part of their membership dues. Subscriptions are also available, and reprints of published articles and copies of back issues can be ordered individually. For membership information, go to the ACA Membership page and for subscription information, go to the Archivaria Subscription page.

A+ Rating

In 2010, Archivaria’s excellence was recognized by the Australian Research Council, which rigorously evaluates peer-reviewed journals across the academic disciplines in order to identify the best journals for disseminating excellent research. Archivaria was given the highest possible rating: A+. Such rankings are a critical indicator for researchers and professionals wishing to publish their work in high-quality journals.

Types of Submissions

Archivaria includes several different sections, accommodating a wide range of submissions of different types and lengths:

  • Letters to the Editor: Short rejoinders to previously published material, and communications of new information, corrections, criticisms, etc.
  • Articles: Theoretical and otherwise scholarly treatments of subjects based upon in-depth research and/or extensive reflection.
  • Studies in Documents: Scholarly articles on archival documents or bodies of documents, including their origins (context of creation), functions (original, subsequent, and current), structure, evolution, and/or content.
  • Counterpoint: Provocative and challenging pieces, presentations of new arguments or opinions, article-length rejoinders to previous Archivaria publications, and trial balloons.
  • Communications: Articles describing developments or events in the Canadian and international archival community, technical information, and/or descriptions of procedures or practices likely to be of interest to the readers of the journal (excludes shorter notes on these and other topics, which appear in the ACA’s newsletter, The Bulletin).
  • Book Reviews and Notices: Critical assessments of books and other publications judged to contribute to the themes explored in the journal.
  • Exhibition Reviews: Critical assessments of the purposes, themes, preparation, presentation, and educational potential of physical or virtual exhibitions of archival documents. Emphasis should be on the analysis of archival and historical issues raised by an exhibition and/or related publication, using examples from the exhibition to illustrate the author’s critical assessment.
  • Obituaries: Short biographical pieces memorializing individuals who have made a significant contribution to the Canadianarchival community.

How to Contact Archivaria

All questions regarding submissions, excluding book and exhibition reviews, should be directed to the General Editor, Jean Dryden. Questions relating to book reviews should be directed to the Book Review Editor, Karen Teeple. Questions about exhibition reviews should be directed to the Exhibition Review Editor, Leah Sander.
The Archivaria mailing address is
Archivaria, P.O. Box 2596, Station D, Ottawa, Ontario, Canada K1P 5W6.
Telephone: 613-234-6977; Fax 613-234-8500;
Email: execdir@archivists.ca



Submitting Manuscripts to Archivaria

Prospective authors are invited to submit manuscripts for consideration in either of Canada’s official languages, English and French. Material submitted for publication must be original work that is not under consideration for publication elsewhere and that has not been previously published in its present form.

Each submission to Archivaria is judged on a case-by-case basis through a rigorous editorial review and peer assessment process. Qualified readers evaluate all manuscripts (including articles for Studies in Documents and Counterpoint) through a double-blind peer review process. Any substantive editorial changes will be cleared with authors before publication.

Each author of every article, review, or obituary that is published in Archivaria will receive a complimentary copy of the journal issue in which his/her piece appears. Complimentary PDFs will also be provided to authors who request them.

Format and Style

The purpose of Archivaria is to educate, explore, and stimulate through the communication of ideas and information. Therefore, the writing must be clear, correct, and easy to read. Indeed, the more complicated or abstract the ideas, the greater the requirement for direct and unpretentious prose. Acronyms should be used sparingly, technical terms defined in simple words, and jargon avoided wherever possible. Authors should also avoid unsuitable statements concerning ethnicity and race, gender, sexual orientation, disability, etc.

Sources are to be cited using footnotes as set out in the Chicago Manual of Style, 16th ed. (Chicago, 2010) or Kate L. Turabian, A Manual for Writers of Term Papers, Theses, and Dissertations, 7th ed. (Chicago, 2007).

Archivaria has developed an in-house style guide for authors. For the English version, please click here: Archivaria Style Guide. For editorial guidelines in French, please refer to Avis aux auteurs. For issues not addressed in the in-house style guide, Archivaria has adopted the Chicago Manual of Style, 16th ed. (Chicago, 2010).

Those wishing further guidance in matters of format and style are invited to consult the standard reference works on writing and usage. For writing in English, the editors highly recommend William Strunk, Jr. and E.B. White, The Elements of Style, 4th ed. (New York, 2000). Additional help in achieving clear, direct writing may be found in The New Fowler’s Modern English Usage, 3rd ed. (Oxford, 1996), The Canadian Oxford English Dictionary, 2d ed. (Toronto, 2004), and Wilson Follett, Modern American Usage: A Guide, rev. ed. (New York, 1998). A useful, albeit somewhat technical, work is Editing Canadian English, 2d ed. (Toronto, 2000).



Submission Procedures

Manuscripts

Manuscripts should be submitted in electronic form as an email attachment in MS Word or Rich Text Format (RTF).

All text and footnotes should be double-spaced.

While no firm limits are placed on the length of submissions, authors are generally advised that a maximum length of 10,000-12,000 words (excluding notes and appendices) is typical. For shorter pieces, such as Studies in Documents or Communications, the length is approximately 4,000-4,500 words.

Abstract and Biographical Sketch

Along with the manuscript, authors of articles (including articles for Studies in Documents and Counterpoint) are asked to provide a one-paragraph abstract (150-250 words) and a short biographical sketch (no longer than 250 words). The biographical sketch should outline the author’s current and past positions in the archival field, his/her academic background, and any relevant service in the archival field (such as professional committee or editorial work) as well as any publications of note. For examples of abstracts and biographical sketches, please refer to previous issues of Archivaria.

Illustrations

Authors are encouraged to include illustrative material (e.g., photos, maps, etc.) in their submission, as appropriate to the content. Digital copies of these works should be submitted as an email attachment at the time of initial submission. (See below for information regarding technical requirements.) Depending on the situation, it may be appropriate for authors to provide low-resolution images with the initial submission and submit publication quality copies once the article has been accepted for publication.

Image Checklist

At the time of initial submission, authors must also provide the completed Author Checklist for the Use of Images in Archivaria, which is a list of the illustrative material that the author wishes to use and a complete statement of all rights and permission requirements to use reproductions of works in which the rights are owned by third parties. (See below for information regarding rights and permissions.) Archivaria reserves the right to refuse to publish any article where rights or licensing agreements related to third-party material are time limited or otherwise restrictive of future use. Please contact the General Editor for a copy of the Checklist.

Technical Requirements for Images

For the purposes of publication, Archivaria will accept JPEG format, 300 dpi or 1,800 x 1,500 pixel range with a file size in the 500-700 KB range. (If using Adobe Photoshop, an 1,800 x 1,500 pixel image saved in medium JPEG compression should create a file in the 500 KB range.) Whenever possible, scanned images should be produced from the original photograph in order to ensure the highest possible quality for publication.

Rights and Permissions

Authors are responsible for compliance with copyright and intellectual property requirements, including the ”fair use‟ of quotations. Accuracy in citations is the responsibility of the author, as is conformity with established citation style as outlined above.

Authors whose articles include reproductions of works in which the rights are owned by third parties must obtain written permission from the rights holder(s) for the use of such material, and provide Archivaria with copies of all such permissions. Archivaria does not provide funding to authors for fees associated with reproduction costs or copyright clearance.

Authors of manuscripts accepted for publication retain copyright in their work. They are required to sign a licensing agreement that permits Archivaria to publish and disseminate the work in print and electronically. In the same agreement, authors are required to confirm that ”the material submitted for publication in Archivaria, both in its paper and electronic versions, including reproductions of other works (e.g., photographs, maps etc.) does not infringe upon any existing copyright.‟

source: http://www.archivists.ca/content/advice-authors-submissions-archivaria
copied: 2011-Apr-18

 

Au sujet de la revue Archivaria

Archivaria, la revue de l’Association of Canadian Archivists (ACA), se consacre à la recherche scientifique sur l’archivistique au Canada et au niveau international. Elle fait paraître deux numéros par année, à la fois en format papier et en format numérique. La revue vise à être un outil de communication entre les archivistes, ainsi qu’un pont entre les archivistes, les usagers des archives et les personnes qui s’intéressent aux archives et à la pratique archivistique. Depuis 1975, la revue s’intéresse à une variété de sujets, y compris les problèmes théoriques en archivistique, les solutions pratiques, les nouveaux champs d’études historiques et ceux des disciplines connexes, l’évolution des formats et des genres de documents, les développements technologiques liés à la création et à la gestion de l’information, les préoccupations légales et éthiques, l’histoire des archives, les activités des archivistes, les courants en archivistique, l’évolution des pratiques de la gestion des documents dans le temps, la relation entre les archivistes et les autres professionnels de la gestion de l’information, et beaucoup plus. Tous les membres de l’ACA reçoivent la revue Archivaria qui est incluse dans leur cotisation. La revue est également disponible par abonnement, et des copies d’articles publiés et d’anciens numéros sont disponibles sur demande. Pour de plus amples informations sur les frais de cotisation et d’abonnement, voir «Membership» et «Abonnement».

La cote A+

En 2010, l’excellence de la revue Archivaria a été reconnue par l’Australian Research Council, qui analyse rigoureusement les revues qui utilisent l’évaluation par les pairs, dans toutes les disciplines universitaires, dans le but d’identifier les meilleures revues pour diffuser la recherche de haut niveau. La revue Archivaria s’est méritée la cote la plus élevée possible : A+. Des évaluations comme celle-ci sont des balises cruciales pour les chercheurs et les professionnels qui souhaitent publier leur travail dans une revue de grande qualité.

Types de soumissions

La revue Archivaria comporte plusieurs sections qui peuvent accepter une grande variété de manuscrits de différents types et de différentes longueurs :
  • Letters to the Editor (Lettres au rédacteur) : courtes réactions à des textes déjà parus, ainsi que communication de nouvelles informations, corrections, critiques, etc.
  • Articles : études théoriques ou scientifiques basées sur des recherches ou des réflexions approfondies.
  • Studies in Documents (études de documents) : articles sur des documents d’archives ou sur des ensembles de documents, portant soit sur leur origine (contexte de création), leur fonction (originale, subséquente et actuelle), leur structure, leur évolution ou leur contenu.
  • Counterpoint (Contrepoint) : Textes stimulants et provocateurs, présentation de nouveaux arguments ou opinions, textes d’argumentation servant de répliques aux textes qui sont déjà parus dans Archivaria, ainsi que ballons d’essai.
  • Communications : articles qui décrivent des développements ou des événements reliés à la communauté archivistique canadienne et internationale, de l’information technique ou des informations qui décrivent des procédures ou pratiques susceptibles d’intéresser les lecteurs de la revue (à l’exclusion des notes brèves sur ces sujets et bien d’autres qui paraissent dans le Bulletin de l’ACA).
  • Book Reviews and Notices (Compte rendus de livres et notices) : évaluations critiques de livres et d’autres publications qui contribuent aux thèmes explorés par la revue.Exhibition Reviews (Compte rendus d’expositions) : essais critiques portant sur les buts, les thèmes, la préparation, la présentation et le potentiel éducatif d’expositions de documents d’archives, qu’elles soient physiques ou virtuelles. L’accent devrait être placé sur l’analyse des questions archivistiques et historiques suscitées par une exposition et les publications reliées, en se servant d’exemples de l’exposition pour illustrer l’évaluation critique qu’en fait l’auteur.
  • Obituaries (Nécrologies) : brèves pièces biographiques commémorant les personnes qui ont contribué de façon significative à la communauté archivistique canadienne.

Comment contacter Archivaria

Toute question relative aux propositions de manuscrits, à l’exception des compte rendus, devrait être acheminée à Jean Dryden, rédactrice en chef. Les questions relatives aux compte rendus devraient être acheminées à Marcel Barriault, rédactrice des compte rendus de langue française.

L’adresse postale d’Archivaria est la suivante :
Archivaria, B.P. 2596, Station D, Ottawa, Ontario, Canada, K1P 5W6.
Téléphone : 613-234-6977; Télécopieur : 613-234-8500;
Courriel : execdir@archivists.ca.



Soumettre des manuscrits à la revue Archivaria

Les auteurs sont invités à soumettre leurs manuscrits dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada, français et anglais. Les manuscrits soumis à la revue doivent être originaux et ne pas avoir été soumis ailleurs pour fins de publication; ils ne doivent pas non plus avoir déjà été publiés.

Chaque manuscrit soumis à la revue Archivaria est jugé au cas par cas par le comité de rédaction et par un processus d’évaluation par les pairs. Tous les manuscrits reçus, incluant ceux des sections Studies in Documents (études de documents) et Counterpoint (Contrepoint), sont évalués par des lecteurs qualifiés dans un processus anonyme de révision par les pairs. Tout changement éditorial considérable devra être approuvé par les auteurs avant la publication.

Chaque auteur d’article, de compte rendu ou de nécrologie publié dans Archivaria recevra une copie gratuite du numéro de la revue dans lequel paraît son texte. Des PDFs gratuits sont aussi disponibles aux auteurs sur demande.

Format et style

L’objectif de la revue Archivaria est d’instruire, d’explorer et de stimuler par l’échange d’idées et d’informations. Par conséquent, l’écriture doit être claire, correcte et facile à lire. En effet, plus les idées sont abstraites et complexes, plus le besoin d’une écriture directe et sans prétention est grand. Les acronymes devraient être utilisés de façon limitée, les expressions techniques définies en termes simples, et le jargon évité dans la mesure du possible. Les auteurs devront également éviter les préjugés concernant les races, les genres, l’orientation sexuelle, les handicaps, etc.  

Les auteurs intéressés aux questions de style d’écriture et d’exactitude de la langue ont accès à un grand nombre d’ouvrages. Pour les textes rédigés en français, les rédacteurs recommandent fortement l’ouvrage de Noëlle Guilloton et Hélène Cajolet-Laganière, Le français au bureau, 6e édition (Québec, Publications Québec, Office de la langue française, 2005). Pour l’exactitude de l’orthographe, les éditions les plus récentes des dictionnaires Larousse et Robert nous servent de référence. Pour contourner les difficultés grammaticales et d’usage, nous suggérons le Multidictionnaire des difficultés de la langue française, 4e édition, de Marie-éva de Villers (Montréal, Québec/Amérique, 2003). Ce dernier ouvrage est particulièrement utile en ce qui a trait aux canadianismes et anglicismes. En matière de féminisation de la langue, voir Au féminin : guide de féminisation des titres de fonction et des textes (Québec, Publications Québec, Office de la langue française, 1991).    Archivaria a développé un guide de rédaction à l’intention des auteurs. Pour la version en français, veuillez consulter l’Avis aux auteurs. Pour les lignes directrices en langue anglaise, veuillez consulter ce lien. 



Procédures pour la soumission des manuscrits

Manuscrits

Les manuscrits devraient être soumis en format électronique comme pièce jointe à un courriel, en format MS Word ou Rich Text Format (RTF).

Le texte et les notes en bas de pages devraient être tapés à double-interligne.

Nous n’imposons pas de limites à la longueur des manuscrits. Cependant, nous tenons à informer les auteurs que la longueur moyenne des textes est de 10 000 à 12 000 mots (sans compter les notes et les appendices). Pour les textes plus courts, comme ceux que l’on trouve dans les sections Studies in Documents (études de documents) ou Communications, la longueur se situe normalement entre 4 000 et 4 500 mots.

Sommaire et notice biographique

En soumettant un manuscrit pour la considération de la revue, les auteurs des articles (y compris les articles destinés aux sections Studies in Documents [études de documents] et Counterpoint [Contrepoint]) sont priés de fournir aussi un sommaire d’un paragraphe (150 à 250 mots), ainsi qu’une courte notice biographique (pas plus de 250 mots). La notice biographique devrait inclure le poste actuel de l’auteur et ceux détenus dans le passé dans le domaine archivistique, son parcours universitaire, tout travail pertinent dans le domaine des archives (comités, travail de rédaction), ainsi que ses publications principales. Veuillez consulter les numéros antérieurs de la revue pour trouver des modèles de sommaires et de notices biographiques.

Illustrations

Nous encourageons les auteurs à inclure avec leur manuscrit du matériel servant à illustrer leur texte (photos, cartes, etc.). Les auteurs devraient soumettre des copies numériques de ces illustrations comme pièces jointes à leur courriel au moment de leur soumission initiale. (Pour de plus amples informations sur les exigences techniques, veuillez vous référer à la section appropriée plus bas). Selon la situation, l’auteur peut fournir une image à basse résolution dans son envoi original et soumettre des copies de qualité une fois que l’article a été retenu pour publication.

Liste de contrôle des images

Au moment de la soumission de leur manuscrit, les auteurs doivent aussi fournir le formulaire dûment rempli : « Liste de contrôle à l’intention des auteurs pour les images dans Archivaria », qui est une liste du matériel dont les auteurs souhaitent se servir pour illustrer leur texte. Les auteurs doivent aussi fournir une déclaration complète de tous les droits et permissions pour se servir de matériel qu’ils/elles n’ont pas créé. (Voir plus bas pour des informations relatives aux droits et permissions.) Archivaria se réserve le droit de refuser de publier tout article pour lequel les droits d’auteur ou d’utilisation couvrant le matériel provenant d’une tierce partie ont une durée limitée ou sont restreints.

Exigences techniques pour les images

Pour les fins de publication, Archivaria accepte le format JPEG, 300 dpi ou 1 800 x 1 500 pixels, avec un poids de fichier entre 500 et 700 KB. Si l’on se sert d’Adobe Photoshop, une image de 1 800 x 1 500 pixels sauvegardée avec une compression JPEG moyenne devrait créer un fichier ayant un poids d’environ 500 KB. Afin d’assurer la meilleure qualité de reproduction possible à des fins de publication, la numérisation devrait être faite à partir de la photographie originale.

Droits et permissions

Les auteurs sont tenus de se conformer aux exigences relatives au droit d’auteur et à la propriété intellectuelle, y compris l’usage raisonnable (« fair use ») des citations. Les auteurs sont aussi responsables de l’exactitude des citations et de l’application des règles de présentation décrites plus haut.

Les auteurs dont les articles contiennent des reproductions d’œuvres dont le droit d’auteur est détenu par une tierce partie doivent obtenir une permission écrite des personnes qui détiennent les droits pour ce matériel et remettre à la Rédaction de la revue des copies de tous ces types de permissions. Archivaria ne fournit aucun financement aux auteurs pour défrayer les coûts associés à la reproduction ou à la cession des droits d’auteur.

Les auteurs des manuscrits retenus pour publication retiennent le droit d’auteur pour leur travail. Ils doivent signer une entente qui permet à Archivaria de publier et de diffuser leur œuvre sous format papier et numérique. Dans ce même contrat, les auteurs doivent confirmer que « le texte soumis pour publication dans Archivaria, sous format papier et numérique, incluant les reproductions d’autres œuvres (photographies, cartes, etc.), n’enfreint aucun droit d’auteur existant. »

source: http://30165.vws.magma.ca/content/avis-aux-auteurs-de-manuscrits-pour-la-revue-archivaria
copiée: 18 avril 2011

 






ISSN: 1923-6409